牡丹江师范学院办公室电话、传真接收程序

一、接收或接听

接收或接听要及时，对应当由办公室通知或办理的事项要做好记录：时间、内容、主办或通知单位、联系方式、联系人、会议或活动时间、要求参加的人员、参加会议或活动需要做的准备；对咨询性的事项，能答复的可以直接答复；对应当由其他部门处理的事项应当告知来电人相关部门的联系方式。

二、核对

对电话记录的内容应向来电人复述、核实；对传真要检查是否清晰、完整。

三、办理

公文类传真由办公室主任签批；需要学校领导参加的会议或活动请学校领导批示，然后按批示意见落实。

四、反馈

需要反馈意见的事项由经办人及时按要求通过传真或电话上报。

五、存档

公文类传真按存档程序由文书存档；其他应由秘书科办理的，应当记明办理情况，存入秘书科及时归档。